smart.files
Dokumente & Bilder ganz einfach in SAP ablegen
Per Drag & Drop direkt ins SAP – schneller geht’s nicht
Herausforderungen bei der Nutzung der SAP-Standardfunktionen zur Dokumentenablage
In vielen Unternehmen sind Dokumente ein zentraler Bestandteil zahlreicher Prozesse – etwa bei Bestellungen, Verkaufsaktivitäten, Warenausgängen und mehr. Diese Dokumente treffen oft über unterschiedliche Kanäle ein, z. B. per E-Mail, über Vergabeportale oder Online-Ticketsysteme.
Das Problem dabei: Die Informationen werden auf verschiedenen Medien verteilt gespeichert, statt zentral im SAP-System abgelegt zu werden – also dort, wo sie im Zusammenhang mit dem Geschäftsprozess am sinnvollsten genutzt werden könnten.
Diese Herausforderung tritt insbesondere dann auf, wenn ausschließlich die Standardfunktionen der SAP-Dokumentenablage verwendet werden.
Wie unterstützt Sie smart.files?
Mit smart.files können Ihre Mitarbeitenden Dokumente und Bilder ganz einfach den entsprechenden SAP-Objekten zuordnen und diese in einer klar strukturierten Ordneransicht ablegen.
Dank intelligenter Funktionen – wie der integrierten Vorschau für PDFs und Bilder – lassen sich relevante Informationen auf einen Blick erfassen. So wird der Zugriff auf wichtige Daten deutlich vereinfacht und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet.
Die Anwendung ist bewusst so konzipiert, dass keine SAP-Vorkenntnisse erforderlich sind. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an gängigen Cloud-Diensten und ermöglicht eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung.
Mehr als nur „nice-to-have“: Funktionen mit echtem Mehrwert
Mit smart.files erstellen Sie im Handumdrehen E-Mail- und Word-Vorlagen, die sich dynamisch mit Echtzeitdaten aus Ihrem SAP-System befüllen lassen. So gelingt eine aktuelle, kontextbezogene Kommunikation direkt aus dem Geschäftsprozess heraus – ohne Medienbruch.
Die nahtlose Integration als Web-Add-In in Outlook ermöglicht es Ihnen, direkt aus dem E-Mail-Client auf SAP-Daten zuzugreifen, Dokumente abzulegen und zu verwalten – schnell, einfach und ohne Systemwechsel.
Aus der Praxis: Einige Kunden setzen zusätzlich die Fiori-App auf mobilen Endgeräten ein, um z. B. Schadenfotos direkt in SAP abzulegen – direkt vor Ort und im richtigen Prozesskontext.
Transparente Preise, spürbarer Nutzen
smart.files ist eine kosteneffiziente Lösung, die darauf ausgelegt ist, den administrativen Aufwand Ihrer Mitarbeitenden spürbar zu reduzieren.
Durch die intelligente Dokumentenverwaltung und die nahtlose Integration in SAP gewinnen Ihre Teams wertvolle Zeit für ihre Kernaufgaben – bei gleichzeitig sinkenden Betriebskosten.
Die Lizenzierung von smart.files erfolgt nutzerbasiert: Abgerechnet wird auf Basis der Anzahl der User im jeweiligen SAP-Mandanten – wahlweise monatlich, quartalsweise oder jährlich.
So behalten Sie volle Flexibilität und Kontrolle über Ihre Kosten.
Technische Informationen für Ihre IT
- Flexible Systemintegration:
smart.files ist eine Fiori-App, die Sie flexibel in den Systemumgebungen SAP ERP und SAP S/4HANA (on-premise oder private Cloud) einsetzen können - Sichere und zentrale Dokumentenablage:
Alle Dokumente werden zentral im bestehenden SAP-Archiv (via ArchiveLink) gespeichert – sicher und revisionskonform. - Standortübergreifender Zugriff:
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist problemlos möglich, auch über mehrere Standorte hinweg. - Zugriffskontrolle und Berechtigungen:
Nur autorisierte SAP-Benutzer erhalten Zugriff auf die smart.files-Funktionen. Die Zugriffskontrolle erfolgt über das bestehende SAP-Berechtigungskonzept. - Keine zusätzlichen Speichersysteme nötig:
Es wird ausschließlich Ihre bestehende SAP-Plattform genutzt – separate Speicherlösungen sind nicht erforderlich. - Einfache Outlook-Integration:
Das Web-Add-In für Outlook wird zentral über den Exchange-Server per Manifest-Datei bereitgestellt. Eine separate Client-Installation ist nicht notwendig.
